腹を括る
電話ならかける前に要件メモを作ったり、メールなら送信前に文面を他の方にも見ていただくと間違いが少ないと思います。
最低限の礼儀があれば、相手方もそこまで気にしないと思う(電話口で怒鳴る奴の方がやばい)ので、気を楽にしましょう