結論から言う
「×月×日の詳細連絡です」
と最初に言い(書き)ましょうってそれ系の本には必ず書いてある気がする・・・
お店の電話予約なら「え~~で何を伝えればいいですかね?」とか丸投げして相手からの質問に答えるスタイルにするのもありかも